Checklista för kontorsflyttning – så får du en smidig överlämning

En kontorsflytt är ett stort projekt med många rörliga delar. Mitt i allt som ska packas, koordineras och kommuniceras glöms städningen ofta bort till sista stund. Det kan bli en dyr miss – de flesta hyresavtal kräver att lokalen lämnas i gott skick, och brister kan leda till avdrag på depositionen eller extra kostnader.

En välplanerad städning vid kontorsflytt sparar både tid och pengar. Här är en steg-för-steg-guide.

4 veckor innan flytten

Börja med att gå igenom hyresavtalet. Vad krävs för att lokalen ska godkännas vid överlämning? Många avtal specificerar vilken standard som gäller – fråga hyresvärden om det är oklart. Boka professionell städning i god tid, särskilt om flytten sker vid kvartalsskifte då efterfrågan är hög.

Gör en inventering av lokalens skick. Dokumentera befintliga skador med foton så att ni inte blir ansvariga för sådant som fanns innan.

2 veckor innan flytten

Inled en utrensning. Kontorsmiljöer samlar på sig förvånansvärt mycket under åren – gamla arkiv, trasig elektronik, överbliven kontorsmaterial, möbler som inte ska med. Beställ container eller boka bortforsling av skrymmande avfall. Elektronik ska hanteras som elavfall och kan ofta hämtas av certifierade företag.

Se till att sekretessbelagt material förstörs på rätt sätt. Anlita en dokumentförstöringstjänst vid behov.

Flyttdagen – tänk i rätt ordning

Städningen görs efter att allt är utflutt. Planera så att flytten sker tidigt och städfirman kommer samma dag eller dagen efter. Vanliga moment: dammsugning och moppning av alla golv, rengöring av kök och pentry inklusive vitvaror, badrum och toaletter, fönsterputs invändigt, avtorkning av alla ytor, skåp och hyllor samt rengöring av ventilationsdon.

Fokusområden som ofta anmärks

Vid besiktning av kontorslokaler är det vanligast med anmärkningar på: köksutrustning och vitvaror som inte rengjorts ordentligt, fläckar på mattor och textilgolv, fönster med synlig smuts, toaletter och sanitetsutrymmen samt golv med märken från möbler och utrustning.

Golvmärken från stolar och skrivbord kan ofta poleras bort med rätt metod beroende på golvtyp. Meddela städföretaget i förväg så att de tar med rätt utrustning.

Den nya lokalen

Glöm inte städning av den nya lokalen innan ni flyttar in. Även om den ser ren ut kan det finnas byggdamm, smuts i ventilationen eller bristfällig hygien i kök och toaletter från föregående hyresgäst. En inflyttsstädning ger er en fräsch start och visar medarbetarna att ni bryr er om arbetsmiljön.

Att anlita professionell hjälp för kontorsflyttens städning är ofta det mest kostnadseffektiva. Det frigör tid för er personal att fokusera på att komma igång i den nya lokalen istället.